ПОРЯДОК
складання, подання, опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації, що знаходиться у володінні держуправління охорони навколишнього природного середовища в Рівненській області
1. Загальні положення
1.1. Цей Порядок розроблено на виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації", Указу Президента України від 5 травня 2011 року №547/2011 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації" та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є державне управління охорони навколишнього природного середовища в Рівненській області (далі - держуправління).
1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є держуправління -це. відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання держуправлінням своїх обов'язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні держуправління.
1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до держуправління в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.
1.4. У разі подання запиту до держуправління інформація надається згідно з положеннями цього Порядку з урахуванням вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" та Указу Президента України від 5 травня 2011 року № 547/2011 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації".
1.5.Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсам, складаються у довільній формі, але обов'язково мають містити: прізвище, ім'я, по батькові (найменування - для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є; загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо; підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі. У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити посадова особа, які організовують доступ до публічної інформації держуправління, обов'язково зазначивши в запиті своє ім'я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.
1.6.Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пункті 1.5 цього Порядку, відповідно до пункту 4 статті 22 Закону України "Про доступ до публічної інформації" є підставою для відмови в задоволенні запиту, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним Законом термін.
1.7.З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати у відділі держекоекспертизи, моніторингу, зв'язків з громадськістю та заповідної справи держуправління - провідного спеціаліста по роботі з громадськістю, та на офіційному веб-сайті держуправління.
1.8.У разі надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, головний спеціаліст-юрисконсульт перевіряє наявність обґрунтованого клопотання запитувача про опрацювання свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України "Про доступ до публічної інформації". У разі відсутності обґрунтування запиту він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.
1.9.У разі якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації"", таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України "Про звернення громадян".
2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації
2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються держуправлінням у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер - з 09.00 до 18.15, у п'ятницю - з 09.00 до 17.00). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться, держуправління, не приймаються протягом обідньої перерви (з 13.00 до 14.00).
2.2.Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, отримані за допомогою електронної пошти, по телефону та факсом, подані в усній формі, які адресовані керівництву держуправління або держуправління в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, реєструються відповідальною особою, визначеною додатком 1 до цього наказу.
2.3.Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані керівництву держуправління або держуправління в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, надсилаються на спеціальну електронну адресу держуправління, яка оприлюднюється на веб-сайті держуправління.
2.4.Запити на отримання публічної інформації, подані в усній формі та за телефоном (який оприлюднюється держуправлінням у встановленому порядку), які адресовані керівництву держуправління або держуправління в цілому, оформляються відповідальною особою, визначеною додатком 1 до цього наказу, за формою запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пункті 1.5 цього Порядку, дати та часу прийняття запиту.
2.5.При зверненні із запитом на отримання публічної інформації за телефоном до відділів держуправління, запитувача переадресовують за телефоном відповідальної особи, визначеної додатком 1 до цього наказу.
2.6.Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв'язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою.
2.7. У разі якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України "Про доступ до публічної інформації", на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту залучається головний спеціаліст - юрисконсульт держуправління - уповноважений з питань доступу до публічної інформації держуправління для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа. Про надання юридичного висновку уповноваженим з питань доступу до публічної інформації держуправління - головним спеціалістом - юрисконсультом держуправління невідкладно проставляється відповідна відмітка: "Підпадає під дію Закону України "Про доступ до публічної інформації", "Не підпадає під дію Закону України "Про доступ до публічної інформації.
3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації
3.1.Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пункті 1.5 цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пункту 1,5 цього Порядку не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
3.2.Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до держуправління фактичного дня надходження, обов'язково фіксується час реєстрації. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження до держуправління наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3.3.Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву держуправління або держуправлінню в цілому, здійснюються в окремій підсистемі "Запити публічної інформації".
3.4.На прохання запитувача, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку держуправління, відповідальна особа, визначена додатком 1 до цього наказу, проставляє реєстраційний номер на другому примірнику запиту, який запитувач залишає собі, або на ксерокопії, обов'язково фіксується час реєстрації.
3.5.Запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві відділу бухгалтерського обліку та фінансової звітності держуправління.
4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації
4.1.Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву держуправління або держуправлінню в цілому, із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює відповідальна особа, визначена додатком 1 до цього наказу, та передає виконавцям відповідно до резолюції керівництва. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються негайно після накладення резолюції.
4.2.Відділи держуправління (далі - відділи), які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу, розглядають запит та готують проект відповіді за підписом начальника чи заступника начальника держуправління .
4.3.Проекти відповідей подаються на підпис у трьох примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності додаються копії документів (до всіх трьох примірників). Завізовані відповіді - один примірник надсилається запитувачу, другий - в архіві держуправління, третій в окремій папці „Запит на інформацію" відділу .
4.4.Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати чотирьох робочих днів з дня реєстрації.
4.5.У разі якщо запит стосується сфери повноважень декількох відділів, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є виконавець відділу, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).
4.6.Проект відповіді запитувачу, завізований начальником відділу, який готував проект (у разі коли інформацію готували декілька відділів, проект відповіді візують всі начальники відділів), подається на підпис начальнику держуправління або заступнику начальника держуправління у разі його відсутності.
4.7.При наданні відповіді на запит електронною поштою, лист після його підписання та копії відповідних документів, що додаються до нього, скануються і надсилаються запитувачу держуправління відповідальною особою, визначеною додатком 1 до цього наказу.
4.8.У разі коли запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів.
4.9.У разі продовження терміну розгляду запиту відповідний відділ, на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження.
4.10.Начальники відповідних відділів несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовлених структурним підрозділом проектів відповідей.
4.11.Після підписання у начальника держуправління та реєстрації відповідь на запит із додатками невідкладно надсилається запитувачу відповідальною особою, визначеною додатком 1 до цього наказу.
5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації
5.1. Відповідальна особа, визначеною додатком 1 до цього наказу здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей відділами.
5.2. Відповідальними за дотримання термінів розгляду запитів та підготовки відповідей є відділи, а також посадові особи, на яких покладено контроль за виконанням, особи, визначені в резолюції керівництва держуправління, та безпосередні виконавці.
5.3.У разі порушення структурним підрозділом термінів підготовки проекту відповіді запитувачу відповідальна особа, яка контролює за термінами підготовки відповідей, протягом одного робочого дня інформує про цей факт начальника держуправління для вжиття відповідних заходів.
